Peppermint Verwaltung
Vom Angebot bis zur Nachkalkulation
Die meisten Warenwirtschaften hören auf, wo es interessant wird. Sie schreiben das Angebot, sie schreiben die Rechnung, und dazwischen liegt die Produktion als blinder Fleck. Peppermint Verwaltung ist für Häuser gebaut, die etwas herstellen: Der Auftrag trägt seine Kalkulation mit und wird am Ende gegen die tatsächlich angefallenen Kosten gehalten.
Der Weg eines Auftrags
Sechs Schritte — und am Ende steht eine Zahl, die nicht geschätzt ist.
Anfrage
Aus dem Kundenportal, per Formular, aus dem CRM oder von Hand
Kalkulation
Positionen aus Produktvorlagen, Material-, Produktions- und Personalkosten
Angebot
Beleg aus Ihrer Vorlage, versendet mit Vorschau, optional zur Unterschrift
Produktion
Laufzettel mit Stationen, Sollzeiten und Mengenabgleich
Rechnung
Aus demselben Auftrag, mit Zahlungsstand, Mahnstufen und Gutschrift
Nachkalkulation
Kalkulierter gegen tatsächlichen Einkauf — Marge je Position und Auftrag
Vier Eigenschaften, die den Unterschied machen
Die Nachkalkulation ist kein Bericht, sondern ein Abgleich
Der kalkulierte Einkaufswert steht gegen die Eingangsrechnungen, die auf den Auftrag gebucht sind — anteilig, wenn eine Rechnung mehrere Aufträge trägt. Eine Marge, deren Datenbasis lückenhaft ist, wird als lückenhaft ausgewiesen und nicht als Zahl verkauft.
Ein Produkt, viele Ausprägungen — ohne dreihundert Artikel
Acht Größen und zwölf Farben sind 96 Kombinationen. Von Hand gepflegt kostet eine neue Farbe acht neue Zeilen. Über Achsen sind es zwanzig Zeilen, und eine neue Farbe ist genau eine. Staffeln hängen daran, je Menge, je Preisgruppe, je Kunde.
Belege sehen aus wie Ihre Belege
Der Vorlagen-Baukasten hat Versionen, Import und Export, eigenes Logo und einen Test vor dem Scharfschalten. Mehrere Firmen unter einem Dach führen eigene Nummernkreise und einen eigenen Postausgang.
Daten in Deutschland
Hosting auf deutschen Servern, getrennte Datenhaltung je Kunde, Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Kein Datenabfluss in Drittländer.
Basisumfang
Diese neun Leistungen bilden die Anwendung. Sie werden nicht einzeln berechnet.
Aufträge und Positionen
Der Auftrag als Ganzes, und darunter jede Position mit ihrer eigenen Rechnung.
- Positionen mit Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis, frei sortierbar
- Position aus einer Produktvorlage übernehmen — oder zur Vorlage machen
- Vorlage nachziehen, wenn sich der Stammsatz geändert hat
- Auftragsvorlagen für wiederkehrende Aufträge
- Auftrag duplizieren, Auftragsliste als Excel oder PDF
- Verlauf je Auftrag: wer hat wann was geändert
Kalkulation und Nachkalkulation
Das Herzstück. Drei Kostenarten gehen hinein, ein Abgleich kommt heraus.
- Materialkosten mit Produkt, Lieferant, Menge, Einkaufsdatum
- Produktionskosten nach Stunden und Satz oder als Festpreis
- Personalkosten mit Mitarbeiter, Rolle, Arbeitstag und Satz
- Nachkalkulation: kalkulierter gegen tatsächlichen Einkauf, absolut und in Prozent
- Marge kalkuliert und tatsächlich, dazu die Abweichung
- Anteilige Zuordnung, wenn eine Rechnung mehrere Aufträge trägt
- Auswertung je Position, nicht nur für den Auftrag als Ganzes
Produktvorlagen und Preise
Ein Artikelstamm, der nicht explodiert, wenn ein Produkt in acht Größen läuft.
- Achsen je Vorlage (Größe, Farbe, Druckposition) — die Varianten entstehen daraus
- Aufschlag am Achsenwert, für Verkauf und Einkauf getrennt
- Von Hand gesetzte Kombinationspreise bleiben beim nächsten Erzeugen erhalten
- Nicht mehr gebrauchte Kombinationen werden stillgelegt, nicht gelöscht
- Staffelpreise ab Menge — an der Vorlage oder an der Variante
- Preisgruppen und kundenindividuelle Preise
- Preisfreigabe: eine Änderung kann angefragt und erteilt werden
Belege — vom Angebot bis zur Mahnung
Jeder Beleg entsteht aus dem Auftrag, nicht daneben.
- Angebot und Rechnung aus denselben Positionen
- Rabatt als Betrag oder Prozentsatz, Aufschlag, Steuersatz
- Gutschrift mit Bezug auf die korrigierte Rechnung
- Mahnung mit Stufe und Mahngebühr
- Versand per E-Mail mit Vorschau vor dem Absenden
- Beleg aus dem Auftrag aktualisieren, wenn Positionen sich ändern
- Wiederkehrende Belege mit Verlängerung und Zurückstellen
Belegvorlagen
Der Baukasten, aus dem Ihre Belege ihr Gesicht bekommen.
- Eigene Vorlagen je Belegart, mit Logo und Fußzeile
- Versionen mit Wiederherstellung — eine misslungene Änderung ist kein Datenverlust
- Automatisches Zwischenspeichern beim Bearbeiten
- Vorlage duplizieren, ausspielen und wieder einlesen
- Testdruck und PDF-Vorschau vor dem Scharfschalten
- Variablenverzeichnis: welcher Platzhalter zieht welchen Wert
Kunden und Preise
- Kunden mit mehreren Anschriften und Ansprechpartnern
- Preisgruppe je Kunde, kundenindividuelle Staffeln
- Eigenes Branding je Kunde für Belege und Unterlagen
- Monatsabrechnung je Kunde
Eingangsrechnungen und Freigabe
Was hereinkommt, wird gesehen, freigegeben und einem Auftrag zugeordnet — nicht abgeheftet.
- Posteingang für alles, was per Mail oder Upload ankommt
- Auslesen von Lieferant, Nummer, Datum, Beträgen
- Dublettenerkennung, bevor dieselbe Rechnung zweimal läuft
- Freigabelauf mit Zuweisung, Freigabe und Widerruf
- Rückfrage mit Notiz und Auflösung
- Bankverbindung bestätigen, bevor gezahlt wird
- Zuordnung zu Aufträgen — die Grundlage der Nachkalkulation
Offene Posten und Zahlungen
- Offene-Posten-Liste über alle Belege
- Zahlungseingänge je Beleg, ganz oder in Teilen
- Zahlungsstand am Beleg sichtbar
- Bankkonten je Firma
- Buchhaltungs-Übersicht mit den laufenden Zahlen
Mehrere Firmen, Nummernkreise, Rechte
- Mehrere Firmen mit eigenem Logo, Mail-Logo und Postausgang
- Nummernkreise je Firma und je Belegart, nachvollziehbar fortlaufend
- Benutzerverwaltung und Rechte
- API-Zugänge, einzeln erneuerbar und abschaltbar
Erweiterungen
Zuschaltbar, wenn Ihr Betrieb sie braucht.
Laufzettel für die Produktion
Der Zettel, der mit der Ware durchs Haus geht — nur dass er weiß, was auf ihm steht.
5 Punkte
- Stationen mit Reihenfolge und Sollzeit je Station
- Mengen aus den Auftragspositionen, mit Größenzuordnung
- Mengenabgleich gegen die Kalkulation
- Maschinenlesbarer Code auf dem Zettel
- Druck je Auftrag oder je Position, mit Druckstand
Lagerbestand
5 Punkte
- Bestand je Produktvorlage und je Variante
- Bewegungen mit Art, Menge, Beleg und Verursacher
- Lagerorte
- Reservierte Menge getrennt vom verfügbaren Bestand
- Meldebestand und Bestellpunkt
Druckkalkulator
Für Häuser, die auf Bogen oder Rolle produzieren.
5 Punkte
- Materialmaß gegen Druckmaß, Nutzenberechnung
- Beschnittzugabe und Verschnittanteil
- Material-, Druck- und Rüstkosten
- Vorlagen für wiederkehrende Formate
- Ergebnis geht als Position in den Auftrag
Tickets und Support-Formulare
5 Punkte
- Tickets mit Nummer, Kategorie, Priorität und Zuständigkeit
- Getrennte Priorität des Kunden und des Hauses
- Öffentliche Support-Formulare unter eigenem Link
- Eingehende Mail wird dem richtigen Ticket zugeordnet
- Zeit am Ticket erfassen, mit Stundensatz
Zeiterfassung und Planung
4 Punkte
- Zeiteinträge je Ticket, mit Start, Stopp und Abbruch
- Zeitblöcke im Kalender verplanen
- Termine anlegen, ändern, löschen
- Erfasste Zeit wird zur Personalkostenposition
Digitale Unterschrift
4 Punkte
- PDF zur Unterschrift per Link, ohne Konto für den Unterzeichnenden
- Stand sichtbar: versendet, angesehen, unterschrieben, abgelehnt
- Ablaufdatum je Anfrage
- Unterschrift wird in das PDF gestempelt
Kundenportal
Ihre Kunden sehen den Stand selbst, statt anzurufen.
4 Punkte
- Anmeldung ohne Passwort über einen Link per E-Mail
- Eigener Zugang je Ansprechpartner, einzeln abschaltbar
- Ticketstand einsehen
- Läuft unter einer neutralen Adresse
Shop-Anbindung
Bestellungen aus Ihrem Webshop landen als Auftrag in der Verwaltung.
5 Punkte
- Ein geschützter Zugang je Shop, mit Widerrufsmöglichkeit
- Zuordnung von Shop-Artikel zu Produktvorlage
- Verkaufspreis aus dem Shop, Einkaufspreis aus der Produktvorlage
- Bestandsmeldung zurück an den Shop
- Dublettenprüfung beim Import
Dokumentenarchiv
Verträge, Nachweise und Unterlagen an einer Stelle statt in fünf Ordnern.
4 Punkte
- Ablage mit Art, Gegenstelle, Zeitraum und Schlagworten
- Texterkennung im Dokument, Volltextsuche darüber
- Ablaufüberwachung: eine Erinnerung, bevor ein Vertrag ausläuft
- Verlängerung entscheiden, zurückstellen oder abbrechen
KI-Unterstützung
Dort, wo sie Tipparbeit abnimmt.
5 Punkte
- Vorbelegung aus einem hochgeladenen Beleg, sichtbar und korrigierbar
- Auftragsentwurf aus einer Beschreibung — als Vorschlag, nicht als Buchung
- Preisrecherche zu einer Produktvorlage auf Anforderung
- Diktat für Tickets, Rechtschreibung und Umformulieren
- Lokal betrieben in Deutschland, kein Training fremder Modelle
Anbindung an CRM und Manager
4 Punkte
- Übergang vom Vorgang im CRM zum Auftrag in der Verwaltung
- Auftrag als Projekt im Manager, für Planung und Zeiterfassung
- Zustand der Anbindung in der Oberfläche sichtbar und prüfbar
- Umschalten ohne zweite Anmeldung
Drei Modelle, derselbe Funktionsumfang
Eine Nachkalkulation enthält Ihre Einkaufspreise, Ihre Stundensätze und Ihre Margen. Das sind die Zahlen, die ein Wettbewerber am liebsten hätte.
Betrieb durch uns
Der Regelfall. Sie betreiben nichts, wir stellen bereit und halten aktuell.
- Anwendung und Datenbank auf Servern in Deutschland
- Getrennte Datenhaltung je Kunde
- Sicherung, Aktualisierung und Überwachung durch uns
- Sofort startklar, kein Aufwand in Ihrer IT
Dedizierte Instanz
Eine Installation ausschließlich für Sie — keine gemeinsam genutzte Anwendung, keine gemeinsam genutzte Datenbank.
- Eigene Anwendung, eigene Datenbank, eigener Postausgang
- Standort des Rechenzentrums nach Ihrer Vorgabe
- Wartungsfenster mit Ihnen abgestimmt
- Betrieb weiterhin durch uns
Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung
Peppermint Verwaltung läuft auf Ihrer Infrastruktur, hinter Ihrer Firewall, unter Ihrer Administration. Kalkulationen und Einkaufspreise verlassen Ihr Haus nicht.
- Installation auf Ihren Servern, gemeinsam mit Ihrer IT
- Ihre Betriebs-, Sicherungs- und Löschkonzepte gelten unverändert
- Anbindung an Ihre bestehenden Systeme möglich
- Aktualisierungen liefern wir, eingespielt wird nach Ihrem Verfahren
- Umfang und Preis je Vorhaben abgestimmt
Gehört ins Angebot, nicht ins Kleingedruckte
Wie Ihre Kalkulationen gespeichert, übertragen und wieder gelöscht werden, gehört ins Angebot.
Kein Preis von der Stange
Er richtet sich nach der Zahl der Personen, die damit arbeiten, den Erweiterungen, die Ihr Betrieb tatsächlich braucht, und dem gewählten Betriebsmodell. Sagen Sie uns Betriebsgröße und Zuschnitt, dann bekommen Sie ein individuelles Angebot.
Was den Preis nicht bewegt: Er hängt nicht daran, wie viele Aufträge Sie führen, wie viele Belege Sie schreiben oder wie viele Artikel Sie pflegen. Das ist enthalten.
Was nicht im Preis enthalten ist
Damit es keine Überraschung gibt.