Peppermint Event
Von der Einladung bis zur Auswertung
Eine Veranstaltung wird selten an einer Stelle organisiert. Die Einladung läuft über den Verteiler, die Anmeldung über ein Formular, die Teilnehmerliste über eine Tabelle, der Einlass über eine ausgedruckte Liste. Jede Übergabe ist eine Stelle, an der etwas verloren geht. Peppermint Event ersetzt diese Kette durch einen durchgehenden Vorgang — unter Ihrer Marke, auf Ihrer Domain, gehostet in Deutschland.
Der Weg eines Teilnehmers
Sechs Schritte, die heute meist über sechs getrennte Werkzeuge laufen.
Einladung
Verteiler aus der Kontaktliste, gedrosselter Versand, nachvollziehbar je Empfänger
Anmeldung
Eigene Seite unter Ihrer Domain, Formular nach Ihren Feldern
Bestätigung
Ticket mit QR-Code, Kalendereintrag, optional Rechnung
Vorbereitung
Programmwahl, Erinnerungen, Namensschild, Sitzplatz
Einlass
QR-Code scannen, Bereichszutritt, Auslastung in Echtzeit
Nachlauf
Umfrage, Auswertung, Kontakte für die nächste Veranstaltung
Vier Eigenschaften, die den Unterschied machen
Ihre Marke, nicht unsere
Anmeldeseite, E-Mails, Tickets und Namensschilder tragen Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Texte. Auf Wunsch läuft alles unter Ihrer eigenen Domain. Für den Teilnehmer ist Peppermint unsichtbar.
Abgerechnet nach Ihrem Kalender
Lizenz, vorab gebuchtes Kontingent oder Abrechnung einzeln je Veranstaltung. Wer zwei Veranstaltungen im Jahr macht, trägt nicht die Grundgebühr einer Plattform, die zwischendurch stillsteht.
Betreut, nicht ausgeliefert
Die Einrichtung übernehmen wir: Formular, Mailvorlagen, Ticketlayout, Zahlungsanbindung. Sie bekommen kein leeres Werkzeug, sondern eine fertig eingerichtete Veranstaltung.
Daten in Deutschland
Hosting auf deutschen Servern, getrennte Datenhaltung je Kunde, Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Kein Datenabfluss in Drittländer.
Basisumfang
Diese acht Leistungen bekommt jede Veranstaltung, unabhängig von Größe und Zuschnitt. Sie werden nicht einzeln berechnet.
Veranstaltung und Teilnehmer
Die Veranstaltung als Ganzes — und darunter jeder Teilnehmer mit seiner vollständigen Geschichte.
- Ein- und mehrtägige Veranstaltungen, auch als Reihe
- Teilnehmerakte: Anmeldung, Zahlung, Programm, Post, Check-in
- Teilnehmergruppen für Einladungswellen und gezielte Ansprache
- Stornieren mit automatischer Freigabe des Platzes
- Veranstaltungsorte mit ihren Bereichen zentral pflegen
- Zugriffsrechte je Mitarbeiter und je Veranstaltung
- Teilnehmer per Tabelle übernehmen, mit Vorschau und Protokoll
- Veranstaltung duplizieren — die nächste startet nicht bei null
Anmeldeseite und Formular
Eine öffentliche Seite je Veranstaltung mit einem Formular, das Sie selbst zusammenstellen — ohne dass dafür programmiert werden muss.
- Baukasten mit Schritten, Gruppen und mehrspaltigen Zeilen
- Bedingungen: Felder erscheinen abhängig von vorherigen Antworten
- Freie Inhaltsseite mit Text, Bildern und Programmvorschau
- Impressum, Datenschutz, AGB und Widerruf hinterlegbar
- Geschlossene Veranstaltung: nur wer eingeladen ist, meldet sich an
- Warteliste, sobald die Veranstaltung voll ist
- Kalenderdatei für Google, Outlook und Apple
Tickets und Namensschilder
Beides entsteht automatisch aus den Anmeldedaten, als druckfertiges PDF, im Layout Ihrer Veranstaltung.
- Persönliches Ticket mit QR-Code je Teilnehmer
- Namensschilder in wählbarem Format, auf DIN A4 gesetzt
- Baukasten für eigene Vorlagen: Logo, Farben, Felder frei gesetzt
- Varianten je Teilnehmer: mit QR-Code, mit Workshop-Liste, vollständig
- Stapeldruck für die gesamte Teilnehmerliste
- Vorschau vor dem Druck: sehen, was der Teilnehmer bekommt
Automatische E-Mails
Jede Nachricht an den Teilnehmer läuft über eine Vorlage, die Sie gestalten — Bestätigung, Erinnerung, Stornierung, Änderungen.
- Eigener Postausgang je Organisation oder je Veranstaltung
- Vorlagen mit eigenem Bildmaterial, Farben und Ansprache
- Platzhalter für Name, Termin, Ort und persönlichen Anmeldelink
- Zwei frei wählbare Erinnerungen vor der Veranstaltung
- Testversand ins echte Postfach vor dem Scharfschalten
- Absender unter Ihrer Domain statt einer Fremdadresse
Check-in vor Ort
Der Einlass läuft über den QR-Code auf dem Ticket. Ein Telefon oder Tablet genügt, zusätzliche Hardware wird nicht gebraucht.
- QR-Code scannen, Teilnehmer erscheint mit allen Angaben
- Mehrere Erfassungsstellen gleichzeitig, ohne doppelten Einlass
- Manuelle Suche für Teilnehmer ohne Ticket zur Hand
- Live-Übersicht: wer ist da, wie voll ist es gerade
- Nacherfassung und Korrektur, falls jemand falsch gescannt wurde
Auswertung und Export
Zahlen, die während der Anmeldephase Entscheidungen tragen — und nach der Veranstaltung den Bericht.
- Anmeldeverlauf, Auslastung, Stornoquote, Herkunft
- Auswertung als PDF für einen frei gewählten Zeitraum
- Teilnehmerliste als Tabelle für Catering, Hotel und Druck
- Auslastungsbericht je Programmpunkt
- Testbuchungen werden aus allen Zahlen herausgerechnet
Teilnehmerportal
Ein eigener Bereich für den Teilnehmer, erreichbar ohne Passwort über einen persönlichen Link in seiner Bestätigungsmail.
- Eigene Angaben einsehen und selbst korrigieren
- Ticket erneut herunterladen, statt beim Veranstalter nachzufragen
- Programmauswahl ansehen und ändern
- Ankündigungen des Veranstalters, mit Rangfolge und Ablaufdatum
- Anmeldung selbst stornieren, wenn Sie das erlauben
- Entlastet das Postfach des Veranstalterteams spürbar
Rechtstexte und Nachweise
Was rechtlich an einer Anmeldung hängt, ist hinterlegt und wird mitgeführt — nicht nachträglich zusammengesucht.
- Impressum, Datenschutz, AGB und Widerruf je Veranstaltung
- Einwilligungen werden mit Zeitpunkt zur Anmeldung gespeichert
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO
- Auskunft und Löschung je Teilnehmer nachvollziehbar
Warum genau diese Leistungen den Basisumfang bilden: Sie werden von praktisch jeder Veranstaltung gebraucht — von der zwanzigköpfigen Klausurtagung bis zum mehrtägigen Kongress. Sie einzeln zu berechnen hieße, ein Angebot zu schnüren, das ohne Zubuchung gar nicht arbeitsfähig wäre.
Module
Module werden je Veranstaltung zum Festpreis berechnet, nicht pro Kopf. Ein Bestuhlungsplan für 200 Gäste ist derselbe Aufwand wie für 800.
Zahlung und Rechnungswesen
Kostenpflichtige Veranstaltungen von der Preisstufe bis zur Stornorechnung — mit Ihrem eigenen Zahlungskonto.
6 Punkte
- Anbindung an Ihr Stripe-Konto, Auszahlung direkt an Sie
- Ticketkategorien mit Frühbucher- und Zeitpreisstufen
- Gutscheincodes, prozentual oder als Festbetrag
- Rechnung mit eigenem Layout, je Ticketart eine Position
- Erstattung ganz oder teilweise, mit Stornorechnung
- Rechnungsanschrift und eigener Nummernkreis je Veranstalter
Programm und Workshops
Ein Programm mit Sitzungen, die einzeln buchbar sind — inklusive Platzbegrenzung und Warteliste je Programmpunkt.
7 Punkte
- Programm über mehrere Tage, Räume und Stränge
- Anmeldung je Programmpunkt mit eigener Platzzahl
- Warteliste, die beim Absprung automatisch nachrückt
- Referenten und Moderatoren mit Profil und Zuordnung
- Öffentliche Programmseite und Referentenübersicht
- Hybride Sitzungen mit Stream-Adresse im Teilnehmerportal
- Auslastungsbericht je Sitzung für die Raumplanung
Aussteller und Messe
Aussteller bekommen einen eigenen Zugang und pflegen ihren Auftritt selbst, statt ihn per Mail an Sie zu schicken.
5 Punkte
- Ausstellerprofil mit Logo, Text und Ansprechpartnern
- Einladung an Aussteller per Link, mit Nachfassen
- Eigenes Ausstellerprogramm am Stand, separat buchbar
- Standteam mit eigenen Zugängen je Mitarbeiter
- Öffentliche Ausstellerübersicht auf der Veranstaltungsseite
Matchmaking
Teilnehmer verabreden sich untereinander — mit Zeitfenstern, die Sie vorgeben, und Terminen, die im Kalender landen.
5 Punkte
- Teilnehmerprofile mit Interessen und Zuständigkeit
- Terminanfrage stellen, annehmen oder ablehnen
- Verfügbare Zeitfenster je Teilnehmer
- Bestätigter Termin als Kalenderdatei
- Übersicht für den Veranstalter: wer trifft wen, wann
Massenversand und Kontakte
Einladungen an große Verteiler, ohne dass die Zustellung leidet — mit einer Spur, die jede einzelne Nachricht belegt.
7 Punkte
- Kontaktliste je Veranstalter, wächst aus jeder Veranstaltung
- Versand mit einstellbarem Tempo je Stunde
- Bilanz je Versand: zugestellt, verzögert, unzustellbar, abgewiesen
- Nach Sende- und Zustellstatus filtern, Empfänger gezielt suchen
- Unzustellbare Adressen werden erkannt und übersprungen
- Öffnungen und Klicks messbar — im Auslieferungszustand aus
- Einzelne Nachricht sofort nachschicken, Ergebnis steht im Protokoll
Bestuhlung und Sitzplätze
Ein Saalplan, der der Wirklichkeit entspricht — und ein Sitzplatz, der auf dem Ticket steht.
4 Punkte
- Freier Planeditor mit Tischvorlagen und Hintergrundbild
- Teilnehmer auf Plätze setzen, einzeln oder gruppenweise
- Sitzplatz auf Ticket und Namensschild
- Saalplan als PDF für Technik und Service
Eigene Domain und Marke
Die Veranstaltung läuft unter Ihrer Adresse. Peppermint erscheint an keiner Stelle, die der Teilnehmer sieht.
4 Punkte
- Eigene Domain mit Prüfung und SSL-Zertifikat
- Portal in Ihrer Marke: Logo, Farben, Schrift
- Absenderadresse unter Ihrer Domain
- Ticket, Namensschild und Rechnung durchgängig in Ihrem Auftritt
Bereichszutritt
Nicht jeder darf überall hin. Zutritt je Bereich wird vergeben und am Eingang geprüft.
4 Punkte
- Bereiche je Veranstaltungsort anlegen
- Zutritt je Teilnehmer oder je Ticketkategorie
- Scannen am Bereichseingang, getrennt vom Haupteinlass
- Auswertung, welcher Bereich wie stark genutzt wurde
Hotel und Zimmerkontingente
Abgerufene Zimmer im Blick behalten, ohne eine zweite Tabelle zu führen.
4 Punkte
- Kontingente je Hotel und Zimmerkategorie
- Gäste einer Buchung zuordnen und wieder herausnehmen
- Übersicht für den Abruf beim Hotel
- Benachrichtigung an den Gast zur Buchung
Umfragen und Feedback
Rückmeldung einholen, solange die Veranstaltung noch frisch ist — mit demselben Baukasten wie das Anmeldeformular.
4 Punkte
- Umfrage an ausgewählte Teilnehmergruppen
- Versandzeitpunkt nach Datum und Uhrzeit
- Wahlweise anonym — die Zuordnung wird dann nicht gespeichert
- Auswertung je Frage, Export der Antworten
CRM-Anbindung und Salesforce
Kontakte aus Ihrem Salesforce übernehmen — oder aus jedem anderen System mit geschützter Schnittstelle. Einmal eingerichtet, danach je Veranstaltung freigeschaltet.
7 Punkte
- Salesforce-Anbindung: Einrichtung und Feldzuordnung mit Ihrer IT
- Ebenso jedes andere System mit geschützter Schnittstelle
- Verbindungstest, bevor zum ersten Mal Daten fließen
- Vorschau vor der Übernahme: was kommt, was wird übersprungen
- Keine Dubletten — Wiedererkennung an der Kennung im Quellsystem
- Freigabe je Veranstaltung, mit Rückfrage bei fremder Datenquelle
- Protokoll je Abruf: Zeitpunkt, Anzahl, übersprungene Sätze, Fehler
Häufige Zusammenstellungen
Drei Modelle, derselbe Funktionsumfang
Eine Teilnehmerliste ist eine Sammlung personenbezogener Daten Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Partner. Wo sie verarbeitet werden, ist deshalb keine Detailfrage für den Anhang.
Betrieb durch uns
Der Regelfall. Sie betreiben nichts, wir stellen bereit und halten aktuell.
- Anwendung und Datenbank auf Servern in Deutschland
- Getrennte Datenhaltung je Kunde
- Sicherung, Aktualisierung und Überwachung durch uns
- Sofort startklar, kein Aufwand in Ihrer IT
Dedizierte Instanz
Eine Installation ausschließlich für Sie — keine gemeinsam genutzte Anwendung, keine gemeinsam genutzte Datenbank.
- Eigene Anwendung, eigene Datenbank, eigener Postausgang
- Standort des Rechenzentrums nach Ihrer Vorgabe
- Wartungsfenster mit Ihnen abgestimmt
- Betrieb weiterhin durch uns
Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung
Peppermint Event läuft auf Ihrer Infrastruktur, hinter Ihrer Firewall, unter Ihrer Administration. Die Teilnehmerdaten verlassen Ihr Haus nicht.
- Installation auf Ihren Servern, gemeinsam mit Ihrer IT
- Ihre Betriebs-, Sicherungs- und Löschkonzepte gelten unverändert
- Anbindung an Ihre bestehenden Systeme möglich
- Aktualisierungen liefern wir, eingespielt wird nach Ihrem Verfahren
- Umfang und Preis je Vorhaben abgestimmt
Verarbeitung ausschließlich in der EU
Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum. Auch die Sicherungen bleiben innerhalb der EU.
Der Versanddienstleister wird ausschließlich über seinen europäischen Endpunkt angesprochen. Auf Wunsch versenden Sie vollständig über Ihren eigenen Postausgang — dann verlässt keine Adresse Ihr Haus.
Im Standardbetrieb findet keine Übermittlung außerhalb der EU statt. Alle Unterauftragsverarbeiter sind im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt.
Die Zahlungsabwicklung läuft über Ihr eigenes Konto beim Zahlungsdienstleister. Karten- und Kontodaten berühren unsere Server zu keinem Zeitpunkt.
Peppermint erscheint an keiner Stelle, die ein Teilnehmer sieht
Auftritt — Ihre Domain, Ihr Gesicht
- Eigene Domain für Portal und Veranstaltungsseiten, mit eigenem SSL-Zertifikat
- Ihr Logo, Ihre Primär- und Sekundärfarbe im gesamten Portal
- Freie Inhaltsseite je Veranstaltung mit Ihren Texten und Bildern
- Kein Hinweis auf Peppermint an irgendeiner öffentlichen Stelle
Unterlagen — Ihre Post, Ihre Papiere
- Absenderadresse unter Ihrer Domain, über Ihren eigenen Postausgang
- E-Mail-Vorlagen in Ihrer Ansprache und mit Ihrem Bildmaterial
- Ticket und Namensschild in Ihrem Layout, aus Ihrem Baukasten
- Rechnung mit Ihrer Anschrift und Ihrem Nummernkreis
Ihr eigenes Veranstaltungssystem
Über die einzelne Veranstaltung hinaus: Peppermint Event als Ihr System, dauerhaft, unter Ihrem Namen. Sie legen Veranstaltungen selbst an, so viele Sie brauchen, mit Ihrem eigenen Team — ohne uns bei jedem Termin einzubinden.
- Eigenes Portal unter Ihrer Domain, dauerhaft in Betrieb
- Beliebig viele Veranstaltungen, von Ihnen selbst angelegt
- Eigene Benutzer und Rollen, Zugriff je Veranstaltung steuerbar
- Mehrere Veranstalter unter einem Dach, etwa je Standort oder Geschäftsbereich
- Getrennte Kontaktlisten und Auswertungen je Veranstalter
- Kombinierbar mit jedem der drei Betriebsmodelle, auch mit Modell C
- Einführung, Schulung und Betreuung durch uns
Der Unterschied zum aufgeklebten Logo: Bei vielen Anbietern bleibt die Adresszeile fremd, der Absender fremd, und das Ticket trägt ein fremdes Wasserzeichen. Hier ist die Domain Ihre, die Absenderadresse Ihre, das Zertifikat Ihres und der Beleg trägt Ihre Rechnungsdaten. Für den Teilnehmer ist es Ihre Anwendung — nicht eine fremde, auf der Ihr Logo klebt.
Dort, wo sie Arbeit abnimmt
Ohne dass Teilnehmerdaten das Haus verlassen.
Spaltenzuordnung beim Import
Wer eine fremde Teilnehmerliste hochlädt, bekommt einen Vorschlag, welche Spalte auf welches Feld gehört. An das Modell gehen dabei ausschließlich die Kopfzeile und drei Beispielzeilen — nicht die Liste. Die Zuordnung ist korrigierbar, bevor sie wirkt. Fällt der Dienst aus, läuft der Import über die manuelle Zuordnung weiter.
Assistent für Veranstalter
Fragen zur laufenden Veranstaltung, Textvorschläge für Einladungen und Beschreibungen, Auswertungen in Worten statt in Tabellen. Noch nicht Teil des Standardleistungsumfangs.
Lokal betrieben, auf Wunsch vollständig bei Ihnen
Die Sprachmodelle laufen auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland, nicht bei einem amerikanischen Anbieter. Beim Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung bleibt auch die KI-Verarbeitung in Ihrem Haus. Es wird nichts zum Trainieren fremder Modelle verwendet.
Derselbe Basisumfang, zwei völlig verschiedene Veranstaltungen
Die eine braucht Programm und Massenversand, aber keine Zahlungsabwicklung. Die andere braucht Ticketverkauf, aber kein Programm. Genau deshalb sind die Module einzeln buchbar.
Mehrtägige Partnerkonferenz
Fünf Tage · eigene Domain · kostenfrei für Teilnehmer
Eine Konferenz über fünf Tage mit einem Programm aus 60 Punkten und einer Einladungsliste im vierstelligen Bereich. Der Schwerpunkt liegt auf der Kommunikation: Die Einladungen gingen in mehreren Wellen an neun Teilnehmergruppen heraus, gedrosselt und mit einem Protokoll, das für jede Nachricht belegt, ob sie zugestellt wurde. Die Veranstaltung läuft vollständig unter einer eigenen Domain.
Eingesetzte Module: Programm und Workshops · Massenversand und Kontakte · Eigene Domain und Marke · Hotel und Zimmerkontingente
Eintägiger Summit
Ein Tag · kostenpflichtig · ausgelegt auf mehrere Hundert Teilnehmer
Ein kostenpflichtiger Summit mit gestaffeltem Ticketverkauf: vier Kategorien vom Messeticket über das reguläre Ticket bis zum Komplettticket und einem ermäßigten Tarif, dazu Gutscheincodes für Partner und Presse. Die Zahlung läuft über das eigene Stripe-Konto des Veranstalters — die Einnahmen gehen direkt an ihn, nicht über uns.
Eingesetzte Module: Zahlung und Rechnungswesen
Ticketverkauf, Programm mit begrenzten Plätzen, Referentenverwaltung
Aussteller mit eigenem Zugang, Matchmaking, Bereichszutritt
Große Verteiler, eigene Domain, kostenfreie Anmeldung
Wiederkehrende Termine, dupliziert statt neu aufgesetzt
Drei Wege — Sie entscheiden, welcher zu Ihrem Kalender passt
Jede Veranstaltung ist anders, deshalb gibt es keinen Preis von der Stange. Er richtet sich nach der erwarteten Teilnehmerzahl, den Modulen, die Ihre Veranstaltung tatsächlich braucht, und dem gewählten Betriebsmodell.
Lizenz
Ein fester Zeitraum
Sie nutzen Peppermint Event für einen vereinbarten Zeitraum, zum Beispiel ein Jahr. Die Kosten stehen vorher fest und sind planbar.
- Dauerhafter Betrieb eines eigenen Veranstaltungssystems
- Naheliegend beim Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung
Kontingent
Eine feste Menge
Sie buchen vorab eine Anzahl an Veranstaltungen oder Teilnehmern und rufen sie nach Bedarf ab.
- Wenn sich die Zahl Ihrer Veranstaltungen gut abschätzen lässt
- Ein Auftrag für das ganze Kontingent statt einer Bestellung je Termin
Einzeln
Je Veranstaltung
Jede Veranstaltung wird für sich abgerechnet, ohne Bindung über die Veranstaltung hinaus.
- Gelegentliche Veranstaltungen oder ein Pilotprojekt
- Ein guter Einstieg, bevor Sie sich festlegen
Was den Preis bewegt und was nicht: Er hängt an zwei Größen — wie viele Menschen kommen und was die Veranstaltung können muss. Er hängt nicht daran, wie viele Mails verschickt, wie viele Tickets gedruckt oder wie viele Auswertungen gezogen werden. Das ist enthalten.
Gehört ins Angebot, nicht ins Kleingedruckte
Eine Teilnehmerliste ist eine personenbezogene Datensammlung. Wie sie gespeichert, übertragen und wieder gelöscht wird, steht deshalb hier.
Was nicht im Preis enthalten ist
Damit es keine Überraschung gibt.
Anschlussfähig, wo Sie es brauchen
Kontakte kommen aus Ihrem bestehenden System: Salesforce oder jede andere geschützte Schnittstelle, einmal eingerichtet und je Veranstaltung freigeschaltet. Was darüber hinaus mit den übrigen Peppermint-Produkten zusammenspielen soll, stimmen wir im Vorhaben ab.